Van regels naar cultuur: zo onderscheiden Compliance Officers zich

Stel je een rotsige, Engelse kust voor, waar de zee voortdurend tegen de witte kliffen stroomt. De rotsen blijven stevig op hun plaats, onveranderd, terwijl het water er voortdurend omheen beweegt. De dynamiek van de zee verandert steeds door weer en getijde, maar blijft altijd in wisselwerking met de rotsen. Regels zijn als deze rotsen. Ze zijn hard, formeel, gestructureerd. Daartegenover staat de cultuur als water: vloeibaar, dynamisch, onvoorspelbaar.   

Compliance officers creëren vaak mooie ‘rotsformaties’. Een zogeheten policy house is bijvoorbeeld een geordende structuur van beleid, procedures en processen om bepaalde integriteitsrisico’s in te perken. Deze formele regels worden periodiek tegen het licht gehouden of wanneer nieuwe risico’s zich aandienen, maar staan verder vast. 

Daartegenover staat de organisatiecultuur, het collectieve doen en laten van medewerkers en leidinggevenden. Vanuit hun rollen en verantwoordelijkheden vullen zij hun dagelijkse werk zo goed als zij kunnen in. Maar het blijven mensen, die soms moeilijk samenwerken, fouten maken, afgeleid worden, onzeker zijn en onder werkdruk staan.

 Compliance officers houden van vaste structuren, en terecht. Duidelijke regels en processen zijn essentieel en worden niet voor niets door toezichthouders streng gecontroleerd. Tegelijkertijd is er binnen elke instelling dus een ‘zee’ aan organisatiecultuur die dynamisch en onvoorspelbaar is.

 In dit artikel maken we een sprong in de zee van organisatiecultuur. We focussen ons op de taak van de compliance officer om de integriteit te bewaken. Hierbij spreken we van integriteitscultuur. Dat is de wijze waarop medewerkers en leidinggevenden in hun dagelijkse gedrag uiting geven aan integriteit. Een goede compliance officer houdt zich steeds met de integriteitscultuur bezig.  

Volgens wetenschappelijk onderzoek bestaat de integriteitscultuur uit acht indicatoren, ook wel soft controls genoemd. Dit zijn bijvoorbeeld de helderheid van normen en waarden, het voorbeeldgedrag van leidinggevenden en de bespreekbaarheid van dilemma’s en integriteitskwesties. Sommige indicatoren hebben een preventieve functie, terwijl andere indicatoren gaan over de detectie of respons ten aanzien van niet-integer gedrag.

Deze indicatoren hebben direct invloed op de beoordeling van integriteitsrisico’s. Zo is een vier-ogen-principe bij de acceptatie van een hypotheekproduct weinig waard als medewerkers elkaar niet durven aan te spreken op fouten. Of worden bepaalde processen niet goed gevolgd omdat medewerkers te druk zijn om commerciële doelen te halen. Het model voor integriteitscultuur verklaart vaak waarom formele regels onvoldoende zijn. 

Het leren kennen van de cultuur op de werkvloer kost tijd, zeker voor compliance officers die net in hun functie zijn begonnen. Hoe meer tijd je spendeert bij verschillende afdelingen, hoe meer je de ins and outs van het bedrijf leert kennen. Om dit werk te versnellen en structureren, zijn er ook opties als interviews, focusgroepen of een online scan van de integriteitscultuur.  

Aan elke rotsige kust is een dynamische zee te vinden. Op dezelfde manier is een goede compliance officer zich steeds weer bewust van de aanwezigheid van integriteitscultuur bij het inrichten van regels en het beoordelen van integriteitsrisico’s. Door de benodigde kennis op te doen van de integriteitscultuur op de werkvloer kan je als compliance officer het verschil maken. 

Jelle Dorst is expert integriteitsmanagement en founder van Active Integrity, een start-up die bedrijven helpt een integere werkomgeving te realiseren